Barrierefreiheit ist im digitalen Raum längst kein Nischenthema mehr. Spätestens mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das im Juni 2025 in Kraft getreten ist, stehen Unternehmen, Behörden und Dienstleister zunehmend in der Verantwortung, Dokumente so aufzubereiten, dass sie für alle Menschen nutzbar sind – unabhängig von individuellen Einschränkungen. Barrierefreiheit kommt aber nicht nur Menschen mit Behinderungen zugute, sondern vermittelt auch allen anderen Nutzenden einen professionellen, verantwortungsbewussten und modernen Eindruck des Anbieters.
Darum sind Tabellen eine Herausforderung
Oft wird das Format PDF als problematisch angeprangert. Aber Barrierefreiheit beginnt viel früher, beim Erstellen der Quelldatei. Tabellen dienen der Darstellung komplexer Daten. Für Menschen mit Sehbehinderungen, die auf Assistenztechnik angewiesen sind, können sie schnell zum Hindernis werden. Ein Screenreader liest Tabellen linear vor – Zeile für Zeile, Zelle für Zelle. Häufig fehlen klare Spalten- und Zeilenüberschriften oder die Zellen sind unübersichtlich miteinander verschachtelt. Das führt dazu, dass die Informationen nicht in der vorgesehenen Reihenfolge ausgegeben werden. Fehlt die richtige Formatierung, verliert der Nutzer den Bezug zwischen den Daten und den zugehörigen Überschriften.
Sechs Grundregeln für barrierefreie Word-Tabellen
- Tabellen sind keine Layout-Elemente: Tabellen dienen der Darstellung von Daten, nicht der optischen Gestaltung. Werden Tabellen zweckentfremdet, um Textblöcke auszurichten oder Spalten zu simulieren, führt das zu erheblichen Barrieren, denn Screenreader lesen sie linear aus. Für Layout-Aufgaben bietet Microsoft Office stattdessen Spalten und Absatzfunktionen.
- Klare Strukturen und eindeutige Überschriften verwenden: Die Reihenfolge der Spalten und Zeilen muss logisch aufgebaut sein. Überschriften sind kurz, aber klar zu fassen. Abkürzungen sollten sparsam eingesetzt werden, sofern sie nicht allgemein bekannt sind.
- Kopfzeilen eindeutig markieren: Kopfzeilenzeilen oder führende Spalten müssen eindeutig markiert werden. Diese Informationen helfen Screenreadern, den Kontext einer Zelle zu erkennen. Um Tabellen barrierefrei zu gestalten, hat Word die Optionen „Als Überschrift wiederholen“ sowie die Einstellung „Kopfzeile“ im Tabellenlayout. Besonders bei umfangreichen Tabellen ist dies unverzichtbar, da sonst der Bezug zwischen Daten und Kategorien unklar bleibt.
- Verschachtelte Tabellen sind tabu: Tabellen innerhalb von Tabellen sind ein Stolperstein, denn sie werden von assistiven Techniken oft falsch interpretiert. Eine verschachtelte Word Tabelle wird barrierefrei, wenn Sie diese in mehrere kleinere Tabellen aufteilen.
- Alternativtexte einsetzen: Während Alternativtexte bei Bildern schon fast selbstverständlich sind, werden sie bei Tabellen häufig vergessen. Word ermöglicht es, Tabellen mit einem Titel und einer Beschreibung zu versehen. Diese Informationen helfen Screenreader-Nutzenden, den Zweck und Inhalt der Tabelle schneller zu erfassen.
- Barrierefreiheit prüfen: Word verfügt im Menüband unter „Überprüfen – Barrierefreiheit überprüfen“ über einen Assistenten, der typische Fehler erkennt und konkrete Verbesserungsvorschläge liefert. Diese Funktion sollte vor der finalen Veröffentlichung eines Dokuments immer genutzt werden. Sie ist kein Ersatz für sorgfältige Strukturierung, aber ein wertvolles Kontrollinstrument.
Design und Kontrast beachten
Neben der technischen Struktur spielt die Optik eine Rolle. Achten Sie auf einen hohen Kontrast zwischen Text und Hintergrundfarbe der Zellen. Nutzen Sie keine rein farblichen Markierungen (z. B. „rote Zellen sind wichtig“), da diese Information für blinde Menschen oder solche mit einer Rot-Grün-Schwäche verlorengeht. Das betrifft immerhin rund 8 % der Männer, bei Frauen ist diese Form von Farbenblindheit deutlich seltener.
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